life is short. do first thing first.

Cara daftar Pertubuhan / NGO dengan ROS / JPPM — pengalaman saya semasa PKP.

NOTE: ARTIKEL INI DIKEMASKINI PADA OGOS 2021.

Salam PKP dan salam Jumaat. Ya .. Hari saya mula tulis posting ini ialah hari Jumaat 29 Januari 2021. Hari publish? Haha ikut saya lah. Insyaallah tak lama lagi kot. Bila siap saya publish lah. Semoga artikel ini berguna untuk semua.

Projek nak daftar NGO ini adalah projek yang sepatutnya sudah lama siap. Ini KPI saya tahun 2019 yang tak tercapai.

Kalau nak daftar syarikat, kita pergi SSM (Suruhanjaya Syarikat Malaysia). Kalau kita nak daftar pertubuhan atau kelab, kita pergi JPPM (Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia) atau lebih glamor dengan akronim ROS (Registration of Societies Malaysia).

Disebabkan PKP semua traksaksi dijalankan secara dalam talian (online). Jadi ROS buat sistem e-ROS untuk memudahkan urusan pendaftaran ini. Hanya Setiausaha pertubuhan yang dibenarkan membuat permohonan baru.

Berikut saya nak kongsi pengalaman mendaftar pertubuhan atau persatuan atau kelab di musim PKP baru-baru ini.

Pilih nama NGO dan alamat pejabat

Nama NGO mestilah unik iaitu belum ada yang daftar nama tersebut. S/U boleh periksa dalam sistem e-ROS.

Nama mestilah dalam Bahasa Melayu dan diikuti oleh Bahasa Inggeris dalam kurungan, kalau ada. Ini adalah sebab permohonan kami ditolak kali pertama.

Alamat pejabat persatuan sangat penting kerana ia menentukan ROS negeri manakah yang akan memproses permohonan anda. Jika alamat NGO di Batu Caves, ROS Selangor di Shah Alam yang akan memproses permohonan ini.

Ada beberapa perkara yang perlu diberi perhatian pada peringkat ini.

Negeri pertubuhan. Ia merujuk kepada negeri di mana alamat pejabat atau tempat urusan pertubuhan tersebut.

Taraf pertubuhan. Ini agak mengelirukan kalau S/U tak berhati-hati. Ingat S/U sahaja yang dibenarkan buat permohonan dalam e-ROS. So pastikan S/U anda seorang yang celik IT.

Taraf pertubuhan menentukan komposisi AJK. Maksudnya kalau taraf pertubuhan ialah negeri, maka setiap AJK mesti menetap dari negeri yang sama dengan negeri pertubuhan, Kalau negeri pertubuhan ialah Sarawak, maknanya semua AJK mesti dari negeri Sarawak. Maksudnya alamat dalam K/P AJK mestilah alamat di negeri tersebut.

Kalau taraf pertubuhan ialah kebangsaan, maka setiap AJK mesti datang dari 7 negeri yang berbeza. Jadi, sebelum nak lantik kawan baik anda jadi AJK dalam pertubuhan periksa dulu alamat dia dalam K/P.

Kesimpulannya planning is everything!

TIP: Bagaimana jika pertubuhan yang anda nak daftar ini hanyalah sebuah persatuan penduduk taman perumahan yang mana AJK-AJKnya memang menetap di taman perumahan tersebut tetapi alamat dalam K/P di negeri2 lain?

Dalam kes ini (mengikut seorang pembaca blog ini yang menghubungi ROS Perlis), anda boleh nyatakan taraf pertubuhan ialah NEGERI, Sebab pertama ialah pertubuhan ini tiada cawangan di negeri lain dan sebab kedua ialah semua AJK tinggal di negeri yang sama.

Bagi alamat berurusan dan surat-menyurat dalam kes ini, boleh letak alamat rumah pengerusi atau S/U dan tidak memerlukan alamat pejabat sebab pertubuhan adalah persatuan penduduk. Jika pengerusi bertukar pada masa akan datang, boleh update alamat baru selepas dipersetujui dalam AGM atau mesyuarat agong tahunan seterusnya semasa lantikan yang baru.

Terima kasih kpd Sdr Helmi Rashid yang berkongsi tip ini.

Berhati-hati mengenai taraf pertubuhan. Ia menentukan komposisi AJK yang akan dibentuk

Pilih format perlembagaan (dan sudah tentu, deraf isi perlembagaan)

Dalam e-ROS, saya kena pilih format perlembagaan untuk pertubuhan yang saya nak daftar. Perlembagaan ada 2 jenis dalam sistem e-ROS. Perlembagaan format sendiri atau perlembagaan format ROS. Contoh-contoh disediakan oleh ROS dan boleh didownload secara percuma.

TIP: Semasa Setiausaha mengisi borang online, pastikan apa yang ditulis atas skrin komputer sama dengan info dalam perlembagaan. Contohnya jika ada jawatan Penolong Bendahari dalam perlembagaan, jawatan yang sama juga mesti dicipta dalam sistem on-line. Setiap fasa dalam dalam perlembagaan mesti di copy/paste ke dalam sistem online.

Perlembagaan ialah undang-undang pertubuhan. Ia adalah garis panduan bagaimana pertubuhan beroperasi.

Pilih AJK penaja dan lantik Setiausaha dan jawatan2 lain

Bilangan minimum AJK ialah 7 orang. Yang wajib ada ialah Pengerusi, S/U, Bendahari dan AJK. Anda boleh tambah jawatan seperti Timbalan Pengerusi, Penolong S/U, Penolong Bendahari, jika perlu.

Pastikan nama jawatan dan bilangan jawatan sama seperti dalam perlembagaan pertubuhan. Periksa perlembagaan dahulu, sebab perlembagan ada format tertentu berkaitan dengan jawatan2 yang perlu diwujudkan.

Deraf lambang, bendera dan lencana pertubuhan anda.

Lambang menunjukkan identiti kepada pertubuhan. Keep it simple. Setiap warna dan bentuk membawa makna tertentu dan perlu diberi penjelasan. Cuba google dalam internet contoh-contoh lambang NGO.

Lambang, bendera dan lencana mesti diupload ke dalam e-ROS kemudian oleh S/U. Saiz imej perlu cukup besar dengan resolusi yang betul.

Contoh logo atau lambang NGO yang simple

Buat mesyuarat AJK penaja (guna applikasi zoom di musim PKP)

Di musim PKP mesyuarat fizikal tidak dibenarkan kerana melanggar SOP. Kami membuat mesyuarat atas talian menggunakan applikasi ZOOM.

Selepas mesyuarat, S/U tulis minit dan dapatkan kelulusan Pengerusi di atas setiap muka surat. Antara agenda mesyuarat ialah perlantikan AJK pertubuhan, nama dan alamat pertubuhan dan perlembagaan. Satu lagi perkara yang perlu dibincang dan dapat persetujuan dalam mesyuarat AJK Penaja ialah di mana nak buka akaun bank. Seperti minit mesyuarat yang lain, catitkan senarai kehadiran, tarikh, masa dan lokasi mesyuarat. Untuk lokasi mesyuarat, S/U tulislah mesyuarat dibuat secara online via app ZOOM (atau apa-apa apps yang digunakan).

S/U akan daftar akaun e-ROS untuk akses sistem e-ROS

Jika S/U belum ada akaun e-ROS, dia kena cipta akaun e-ROS. S/U sangat kritikal utk step ini. Ikut arahan atas skrin komputer. Pautan e-ROS di sini https://www.eroses.gov.my/ros.php

S/U isi borang permohonan online sekali dengan dokumen.

Pengalaman saya — langkah ini mengambil masa yang agak lama sebab maklumat pertubuhan seperti butiran AJK mesti di key-in dalam sistem. Perlembagaan yang ada 17 atau 18 fasa kesemuanya perlu dimasukkan dalam sistem.

Lambang, logo, lencana pertubuhan perlu diupload ke dalam sistem.

S/U buat bayaran permohonan

Bayaran proses permohonan ialah RM 30. Jika permohonan ditolak, kena bayar RM 30 lagi untuk permohonan baru. Jika ditolak lagi, kena bayar lagi. Jika Pendaftar Pertubuhan rasa kesilapan sikit sahaja, dia boleh saja minta kita buat pembetulan dalam sistem e-ROS dan hantar semula (tanpa caj).

Simpan resit pembayaran dlm bentuk softcopy pdf fomat.

S/U hantar permohonan online

Semak sekali atau dua kali atau tiga kali lagi selepas semua info dimasukkan dalam sistem e-ROS. Selepas yakin tiada lagi kesilapan, tekan butang HANTAR.

Tunggu jawapan dalam email samada lulus, ditolak atau perlu pembetulan.

Jika DITOLAK — Hantar permohonan baru (jika masih berminat)

Jika DILULUS — Alhamdulillah.

Jika perlu pembetulan / penjelasan — buat pembetulan dalam e-ROS dan SIMPAN

Jawapan akan dimaklumkan melalui e-mail dalam masa satu atau dua minggu selepas hantar (pengalaman saya dengan ROS Selangor).

Walaupun semua urusan permohonan dan kelulusan berlaku secara dalam talian, anda kena juga pergi ke pejabat ROS in person sekurang-kurangnya sekali untuk membuat carian rasmi. Maksud carian rasmi di sini ialah untuk mendapat dokumen-dokumen yang disahkan oleh ROS secara hard-copy. Dokumen-dokumen yang perlu dapat pengesahan ialah sijil pendaftaran, perlembagaan pertubuhan dan senarai AJK. Untuk buka akaun bank pertubuhan (selepas diluluskan), bank perlukan salinan dokumen2 tersebut disahkan dan dicop oleh Pendaftar Pertubuhan. Pengalaman saya dengan ROS Wilayah Persekutuan KL — perlu buat temujanji terlebih dahulu melalui email. No walk-in.

Buka akaun bank

Membuka akaun bank untuk pertubuhan memang mencabar. Terutamanya di musim PKP di mana waktu perbankan dipendekkan dan ramai staf bekerja dari rumah.

Hubungan baik dengan banker adalah kunci untuk mana-mana bisnes. Terima kasih kepada pegawai bank Bank Islam yang banyak membantu.

Lawatan ke bank tak cukup sekali. Kena pi banyak kali.. hehehe. Tapi tak jadi masalah utk saya. Saya memang suka pi bank. Selain masjid, bank membawa ketenangan kpd saya. Satu kali tu, kena saman dengan MPAJ sebab parking bukan ditempat parking. Padan muka saya. Dikompaun RM20 selepas bayar pakai app Flexi Parking.

Pengalaman saya dengan Bank Islam spt di bawah.

Pertama nak dapatkan info dan ambik borang.

Kedua nak serahkan borang dan dokumen yang diperlukan, termasuklah sijil pendaftaran pertubuhan, perlembagaan dan senarai AJK (kesemua dokumen ini mestilah disahkan oleh Pendaftar Pertubuhan). Satu lagi dokumen yang diperlukan oleh bank ialah minit mesyuarat AJK Penaja yang bersetuju untuk AJK membuka akaun bank, siapa penandatangan cek, bank apa, dan cawangan mana. Maklumat dalam minit mesti sama dengan. Jangan pulak mesyurat setuju nak buka akaun di Bank Islam tetapi isi borang permohonan di bank Hong Leong. Atau mesyurat setuju nak buka akaun di Bank Islam cawangan Taman Melawati tetapi isi borang permohonan di Bank Islam cawangan Sri Gombak. Contoh saja…

Satu lagi yang penting — bank memerlukan chop bulat (rubber stamp) untuk tujuan stamping di atas borang permohonan buka akaun bank. Chop bulat ini perlu ada info nama pertubuhan dan nombor pendaftaran pertubuhan. Chop bulat ini boleh ditempah di mana-mana kedai stationery atau kedai printing kad, banner, dll. Selalunya siap dalam masa satu atau 2 hari (kalau area KL lah). Beli sekali stamp pad berwarna hitam.

Ketiga nak serahkan borang dan dokumen yang tertinggal. Step ini optional.

Keempat serahan terakhir borang dan dokumen yang lengkap. Selepas ini tunggulah pegawai bank telefon samada diluluskan atau perlukan info lain. Pengalaman saya dengan Bank Islam — pegawai bank menelefon saya beberapa kali utk dapat maklumat tambahan. Akhirnya diluluskan juga.

Kelima nak dapatkan spesimen tandatangan dan thumbprint penandatangan cek (biasanya Pengerusi, S/U, Bendahari). Mereka tak perlu datang serentak ke bank. Untuk Bank Islam, mereka kena bawa K/P dan lesen memandu. Bank lain pun sama kot.

Bank sangat berhati-hati bila ada orang nak buka akaun pertubuhan atau kelab, disebabkan pertubuhan boleh mengutip dana dari orang awam untuk menjalankan aktivitinya. Bank Islam, dalam kes kami ini, akan bertanya beberapa soalan seperti sumber kewangan pertubuhan, harta alih dan tak alih pertubuhan, anggaran wang masuk dan wang keluar. Ini adalah sebahagian dari prosedur enhanced due diligence mereka. Dalam keadaan ekonomi sekarang, banyak scammers dan risiko money laundering meningkat, prosedur buka akaun bank sangat ketat.

Saya nak mention satu perkara di sini.

Bank Islam ada satu produk e-Banker untuk urusan transaksi secara on-line untuk syarikat dan pertubuhan. Semua transaksi seperti balance enquiry, fund transfer — biasa, inter-bank. instant transfer — dan lain-lain transaksi, semua boleh dibuat online. Tahap sekuriti pon OK. Kerani syarikat atau pertubuhan akan buat data entry di dalam sistem e-Banker, kelulusan akan dilakukan oleh pegawai pertubuhan seperti Pengerusi. Kelulusan dibuat di dalam sistem yang sama menggunakan ID dan password yang berbeza, menggunakan token yang disediakan oleh pihak Bank.

e-banker login page. Bendahari, S/U, Pengerusi akan diberi ID dan password berbeza.
ENTRUST tokens diguna untuk meluluskan transaksi secara online oleh S/U dan Pengerusi. Setiap orang dapat satu token. Approval codes akan dihantar ke token ini — samalah seperti TAC dihantar ke phone semasa kita buat transaksi online banking. Approval code diperlukan untuk meluluskan mana-mana transaksi online.

Ciri-ciri sistem e-banker memang banyak dan berguna kpd pertubuhan atau NGO dalam menguruskan kewangan mereka. Anda boleh buat pertanyaan dengan pegawai bank mengenai produk e-Banker ini. Highly recommended!

Saya rasa setakat ini dulu untuk posting kali ini. Semoga perkongsian ini bermanafaat utk semua. Kalau ada apa-apa yang boleh saya bantu tinggalkan feedback dalam ruangan comment di bawah atau email abuadam2006@gmail.com. Insya Allah saya akan jawab.

END

Previous

Bila Izrail datang memanggil..

Next

Surau Darussalam, Paka, Dungun, Terengganu

9 Comments

  1. Salam,
    Ini bgh ke 2 kpd soalan2 yg ditanya puan nurul dari ipoh. semalam tak smpt habis.

    SUMBER KEWANGAN
    bayaran masuk ialah one-off bayaran semasa nak masuk jadi ahli. sama seperti processing fee bila kita mohon loan bank. dibayar sekali sahaja.
    yuran ialah bayaran berulang2. boleh jadi sebulan sekali atau setahun sekali.
    nilai ini perlu dinyatakan dlm perlembagaan supaya sapa nak jadi ahli tahu bayaran yg dikenakan. tak perlu dijelaskan rasional mengapa nilai yuran sebegitu. tetapi nilai yuran sebaiknya ikut kemampuan bakal2 ahli atau penduduk (jika persatuan penduduk taman atau kampung). kalau kita letak yuran bulanan tinggi mungkin tak ramai nak join persatuan kita dan problem utk kita nak buat kutipan. tengok keadaan kewangan sasaran ahli. bincang dg AJK2 lain, tanya pandangan mereka, bukan S/U sorang atau pengerusi sorang saja nak fikir kesemuanya. haha kesianlah kat depa..

    wang tersebut boleh diguna utk buat aktiviti persatuan atau pertubuhan.

    kos pengurusan ialah kos mengurus pertubuhan spt sewa pejabat, bil utiliti, gaji pengurus atau kerani atau lain2 perbelanjaan yang dibenarkan atau beli aset (kalau pertubuhan itu dibenarkan beli aset). kos pengurusan boleh di ambil dari sumber kewangan yg disebut dlm perlembagaan dg kadar peratus tertentu. simpan semua rekod pendapatan dan perbelanjaan utk audit tahunan. bisnes — atau NGO dlm konteks soalan ini — yang ditadbir dengan baik sentiasa menyimpan rekod urusniaga sekurang2nya 7 tahun. bendahari mesti tahu asas accounting dan penyata kewangan. berita baiknya pengurusan kewangan NGO kebajikan jauh lebih mudah dari menguruskan busines yg ada stok atau produk spt kedai runcit. insyaAllah kalau rajin sy akan share pengurusan kewangan NGO dlm posting akan dtg. haha kalau rajinlah.

    ya betul.. semua pendapatan dan perbelanjaan pertubuhan akan diaudit oleh auditor setahun sekali dan akan dibentang dlm mesyuarat agong tahunan atau dwi tahunan.

    JURUAUDIT
    upah auditor dikira sebahagian dari kos pengurusan.

    PENASIHAT
    saya tak pasti apa maksud penasihat yg dimaksudkan di sini.
    dalam perlembagaan format ROS atau JPPM ada disebut AHLI KEHORMAT. mereka ialah tokoh2 yang berjasa atau sifu2 dlm sesuatu bidang dan keahlian mereka dijangka boleh memberi manafaat kpd pertubuhan kita. jadi kita offer keahlian kpd mereka. peranan ahli kehormat ialah menasihati atau memberi pandangan berdasarkan pengalaman2 mereka.
    perlantikam ahli kehormat perlu dpt kelulusan mesyuarat agong.

    wallahua’lam.
    saya rasa sy dah jwb semua soalan puan nurul dari ipoh. semoga bermanafaat. dan good luck to her.

    disclaimer: saya bukan org ROS. saya hanya berkongsi pengalaman.

  2. saridah ishak

    salam nak tanya juga jika penyata kewangan tahunan salah ketika baki dibawa kehadapan ( cth baki sebenar thn sebelum 6000 tapi baki dibawa 10000) jadi perbelanjaan dibuat betdasarkan baki 10000 …masa mesy agung dpt di kesan oleh ahli…pengerusi persatuan berjanji unk buat pindaan tetapi pindaan yg di buat dgn mrngubah semua perbelanjaan yg di buat pada perbentangan krwangan masa mesy agung….mohon pencerahan blh ke pengerusi berbuat sedemikian sebab sepanjang pemahaman saya setiap perbelanjaan yg telah di buat serta beresit x blh diubahsuai oleh bendahari atau sesiapa sahaja…mohon jawapan

  3. waalaikumussalam,
    salah satu agenda mesyuarat agong tahunan ialah menerima dan meluluskan laporan kewangan pertubuhan. jika ada bantahan dari ahli agenda ini masih tergantung dan perlu dibentang sekali lagi dlm mesyuarat agong khas atau dibawa ke mesyuarat agong tahun berikut dan ini direkod dlm minit mesyuarat. kalau kesilapan itu kecil boleh dibetulkan dan dilulskan dlm mesyuarat yg sama tetapi mesti direkodkan dlm minit mesyuarat. pengerusi atau bendahari tidak sepatutnya merubah transaksaksi bisnes yang sah. kesilapan dalam laporan kewangan boleh dikurangkan jika juruaudit memainkan peranan. kalau bisnes komplikated dan perlu nasihat pakar, pertubuhan boleh dapatkan servis perunding kewangan utk sediakan laporan kewangan tahunan.
    itu pandangan saya. kalau pembaca ada komen sila share. wallahuaklam.

  4. Untuk perihal penubuhan berstatus kebangsaan adakah 7 AJK tersebut mesti memenuhi syarat yang mana satu? Adakah:

    a) kod negeri dalam IC dan alamat dalam IC adalah dari negeri yang sama. Contoh: IC kod 14 dan alamat dalam IC ialah 54200 Kuala Lumpur

    atau

    b) kod negeri dalam IC dan alamat dalam IC boleh berbeza. Contoh: IC kod 14 tapi alamat dalam IC ialah 68000 Ampang, Selangor

    Harap dapat kongsikan info. Agak keliru di bahagian ini. Terima kasih

  5. Faezz

    Assalam tuan. Saya nk mohon Persatuan Kebajikan Haiwan kategori negeri. Tetapi saya tidak dapat cari Kategori dan Sub Kategori bagi tujuan pendaftaran Persatuan Haiwan ini. Yg ada hanyalah Kategori HAK ASASI dan Sub Kategori ALAM SEKITAR. Mohon bantu saya. Terima kasih.

  6. Waalaikumussalam,
    Kategori kebajikan dan hak asasi lebih kpd kebajikan sesama insan. Kebajikan kpd haiwan lebih kpd minat dan hobi. Jadi saya cdg kategori REKREASI, sub kategori HOBI. Wallahuaklam.
    Objektif yg mulia. Semoga pertubuhan tuan berjaya.

  7. Alamat dan kod negeri dalam IC boleh berbeza, sebab org yg lahir di Kedah boleh bekerja, beli rumah dan menetap di KL, so alamat dlm ICnya ialah alamat KL.Utk tujuan ini ROS akan tengok alamat dalam IC bukan tmpt lahir. Utk lebih tepat hubungi pejabat ROS berdekatan.

  8. zam

    izinkan saya share postingan tuan ini ye untuk tujuan pertubuhan di tempat syarikat saya bekerja.

  9. Ok. Memang utk dikongsi.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Powered by WordPress & Theme by Anders Norén