Cara daftar Pertubuhan / NGO dengan ROS / JPPM — pengalaman saya semasa PKP.

NOTE: ARTIKEL INI DIKEMASKINI PADA OGOS 2021.

Salam PKP dan salam Jumaat. Ya .. Hari saya mula tulis posting ini ialah hari Jumaat 29 Januari 2021. Hari publish? Haha ikut saya lah. Insyaallah tak lama lagi kot. Bila siap saya publish lah. Semoga artikel ini berguna untuk semua.

Projek nak daftar NGO ini adalah projek yang sepatutnya sudah lama siap. Ini KPI saya tahun 2019 yang tak tercapai.

Kalau nak daftar syarikat, kita pergi SSM (Suruhanjaya Syarikat Malaysia). Kalau kita nak daftar pertubuhan atau kelab, kita pergi JPPM (Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia) atau lebih glamor dengan akronim ROS (Registration of Societies Malaysia).

Disebabkan PKP semua traksaksi dijalankan secara dalam talian (online). Jadi ROS buat sistem e-ROS untuk memudahkan urusan pendaftaran ini. Hanya Setiausaha pertubuhan yang dibenarkan membuat permohonan baru.

Berikut saya nak kongsi pengalaman mendaftar pertubuhan atau persatuan atau kelab di musim PKP baru-baru ini.

Pilih nama NGO dan alamat pejabat

Nama NGO mestilah unik iaitu belum ada yang daftar nama tersebut. S/U boleh periksa dalam sistem e-ROS.

Nama mestilah dalam Bahasa Melayu dan diikuti oleh Bahasa Inggeris dalam kurungan, kalau ada. Ini adalah sebab permohonan kami ditolak kali pertama.

Alamat pejabat persatuan sangat penting kerana ia menentukan ROS negeri manakah yang akan memproses permohonan anda. Jika alamat NGO di Batu Caves, ROS Selangor di Shah Alam yang akan memproses permohonan ini.

Ada beberapa perkara yang perlu diberi perhatian pada peringkat ini.

Negeri pertubuhan. Ia merujuk kepada negeri di mana alamat pejabat atau tempat urusan pertubuhan tersebut.

Taraf pertubuhan. Ini agak mengelirukan kalau S/U tak berhati-hati. Ingat S/U sahaja yang dibenarkan buat permohonan dalam e-ROS. So pastikan S/U anda seorang yang celik IT.

Taraf pertubuhan menentukan komposisi AJK. Maksudnya kalau taraf pertubuhan ialah negeri, maka setiap AJK mesti menetap dari negeri yang sama dengan negeri pertubuhan, Kalau negeri pertubuhan ialah Sarawak, maknanya semua AJK mesti dari negeri Sarawak. Maksudnya alamat dalam K/P AJK mestilah alamat di negeri tersebut.

Kalau taraf pertubuhan ialah kebangsaan, maka setiap AJK mesti datang dari 7 negeri yang berbeza. Jadi, sebelum nak lantik kawan baik anda jadi AJK dalam pertubuhan periksa dulu alamat dia dalam K/P.

Kesimpulannya planning is everything!

TIP: Bagaimana jika pertubuhan yang anda nak daftar ini hanyalah sebuah persatuan penduduk taman perumahan yang mana AJK-AJKnya memang menetap di taman perumahan tersebut tetapi alamat dalam K/P di negeri2 lain?

Dalam kes ini (mengikut seorang pembaca blog ini yang menghubungi ROS Perlis), anda boleh nyatakan taraf pertubuhan ialah NEGERI, Sebab pertama ialah pertubuhan ini tiada cawangan di negeri lain dan sebab kedua ialah semua AJK tinggal di negeri yang sama.

Bagi alamat berurusan dan surat-menyurat dalam kes ini, boleh letak alamat rumah pengerusi atau S/U dan tidak memerlukan alamat pejabat sebab pertubuhan adalah persatuan penduduk. Jika pengerusi bertukar pada masa akan datang, boleh update alamat baru selepas dipersetujui dalam AGM atau mesyuarat agong tahunan seterusnya semasa lantikan yang baru.

Terima kasih kpd Sdr Helmi Rashid yang berkongsi tip ini.

Pilih format perlembagaan (dan sudah tentu, deraf isi perlembagaan)

Dalam e-ROS, saya kena pilih format perlembagaan untuk pertubuhan yang saya nak daftar. Perlembagaan ada 2 jenis dalam sistem e-ROS. Perlembagaan format sendiri atau perlembagaan format ROS. Contoh-contoh disediakan oleh ROS dan boleh didownload secara percuma.

TIP: Semasa Setiausaha mengisi borang online, pastikan apa yang ditulis atas skrin komputer sama dengan info dalam perlembagaan. Contohnya jika ada jawatan Penolong Bendahari dalam perlembagaan, jawatan yang sama juga mesti dicipta dalam sistem on-line. Setiap fasa dalam dalam perlembagaan mesti di copy/paste ke dalam sistem online.

Pilih AJK penaja dan lantik Setiausaha dan jawatan2 lain

Bilangan minimum AJK ialah 7 orang. Yang wajib ada ialah Pengerusi, S/U, Bendahari dan AJK. Anda boleh tambah jawatan seperti Timbalan Pengerusi, Penolong S/U, Penolong Bendahari, jika perlu.

Pastikan nama jawatan dan bilangan jawatan sama seperti dalam perlembagaan pertubuhan. Periksa perlembagaan dahulu, sebab perlembagan ada format tertentu berkaitan dengan jawatan2 yang perlu diwujudkan.

Deraf lambang, bendera dan lencana pertubuhan anda.

Lambang menunjukkan identiti kepada pertubuhan. Keep it simple. Setiap warna dan bentuk membawa makna tertentu dan perlu diberi penjelasan. Cuba google dalam internet contoh-contoh lambang NGO.

Lambang, bendera dan lencana mesti diupload ke dalam e-ROS kemudian oleh S/U. Saiz imej perlu cukup besar dengan resolusi yang betul.

Buat mesyuarat AJK penaja (guna applikasi zoom di musim PKP)

Di musim PKP mesyuarat fizikal tidak dibenarkan kerana melanggar SOP. Kami membuat mesyuarat atas talian menggunakan applikasi ZOOM.

Selepas mesyuarat, S/U tulis minit dan dapatkan kelulusan Pengerusi di atas setiap muka surat. Antara agenda mesyuarat ialah perlantikan AJK pertubuhan, nama dan alamat pertubuhan dan perlembagaan. Satu lagi perkara yang perlu dibincang dan dapat persetujuan dalam mesyuarat AJK Penaja ialah di mana nak buka akaun bank. Seperti minit mesyuarat yang lain, catitkan senarai kehadiran, tarikh, masa dan lokasi mesyuarat. Untuk lokasi mesyuarat, S/U tulislah mesyuarat dibuat secara online via app ZOOM (atau apa-apa apps yang digunakan).

S/U akan daftar akaun e-ROS untuk akses sistem e-ROS

Jika S/U belum ada akaun e-ROS, dia kena cipta akaun e-ROS. S/U sangat kritikal utk step ini. Ikut arahan atas skrin komputer. Pautan e-ROS di sini https://www.eroses.gov.my/ros.php

S/U isi borang permohonan online sekali dengan dokumen.

Pengalaman saya — langkah ini mengambil masa yang agak lama sebab maklumat pertubuhan seperti butiran AJK mesti di key-in dalam sistem. Perlembagaan yang ada 17 atau 18 fasa kesemuanya perlu dimasukkan dalam sistem.

Lambang, logo, lencana pertubuhan perlu diupload ke dalam sistem.

S/U buat bayaran permohonan

Bayaran proses permohonan ialah RM 30. Jika permohonan ditolak, kena bayar RM 30 lagi untuk permohonan baru. Jika ditolak lagi, kena bayar lagi. Jika Pendaftar Pertubuhan rasa kesilapan sikit sahaja, dia boleh saja minta kita buat pembetulan dalam sistem e-ROS dan hantar semula (tanpa caj).

Simpan resit pembayaran dlm bentuk softcopy pdf fomat.

S/U hantar permohonan online

Semak sekali atau dua kali atau tiga kali lagi selepas semua info dimasukkan dalam sistem e-ROS. Selepas yakin tiada lagi kesilapan, tekan butang HANTAR.

Tunggu jawapan dalam email samada lulus, ditolak atau perlu pembetulan.

Jika DITOLAK — Hantar permohonan baru (jika masih berminat)

Jika DILULUS — Alhamdulillah.

Jika perlu pembetulan / penjelasan — buat pembetulan dalam e-ROS dan SIMPAN

Jawapan akan dimaklumkan melalui e-mail dalam masa satu atau dua minggu selepas hantar (pengalaman saya dengan ROS Selangor).

Walaupun semua urusan permohonan dan kelulusan berlaku secara dalam talian, anda kena juga pergi ke pejabat ROS in person sekurang-kurangnya sekali untuk membuat carian rasmi. Maksud carian rasmi di sini ialah untuk mendapat dokumen-dokumen yang disahkan oleh ROS secara hard-copy. Dokumen-dokumen yang perlu dapat pengesahan ialah sijil pendaftaran, perlembagaan pertubuhan dan senarai AJK. Untuk buka akaun bank pertubuhan (selepas diluluskan), bank perlukan salinan dokumen2 tersebut disahkan dan dicop oleh Pendaftar Pertubuhan. Pengalaman saya dengan ROS Wilayah Persekutuan KL — perlu buat temujanji terlebih dahulu melalui email. No walk-in.

Buka akaun bank

Membuka akaun bank untuk pertubuhan memang mencabar. Terutamanya di musim PKP di mana waktu perbankan dipendekkan dan ramai staf bekerja dari rumah.

Lawatan ke bank tak cukup sekali. Kena pi banyak kali.. hehehe. Tapi tak jadi masalah utk saya. Saya memang suka pi bank. Selain masjid, bank membawa ketenangan kpd saya. Satu kali tu, kena saman dengan MPAJ sebab parking bukan ditempat parking. Padan muka saya. Dikompaun RM20 selepas bayar pakai app Flexi Parking.

Pengalaman saya dengan Bank Islam spt di bawah.

Pertama nak dapatkan info dan ambik borang.

Kedua nak serahkan borang dan dokumen yang diperlukan, termasuklah sijil pendaftaran pertubuhan, perlembagaan dan senarai AJK (kesemua dokumen ini mestilah disahkan oleh Pendaftar Pertubuhan). Satu lagi dokumen yang diperlukan oleh bank ialah minit mesyuarat AJK Penaja yang bersetuju untuk AJK membuka akaun bank, siapa penandatangan cek, bank apa, dan cawangan mana. Maklumat dalam minit mesti sama dengan. Jangan pulak mesyurat setuju nak buka akaun di Bank Islam tetapi isi borang permohonan di bank Hong Leong. Atau mesyurat setuju nak buka akaun di Bank Islam cawangan Taman Melawati tetapi isi borang permohonan di Bank Islam cawangan Sri Gombak. Contoh saja…

Satu lagi yang penting — bank memerlukan chop bulat (rubber stamp) untuk tujuan stamping di atas borang permohonan buka akaun bank. Chop bulat ini perlu ada info nama pertubuhan dan nombor pendaftaran pertubuhan. Chop bulat ini boleh ditempah di mana-mana kedai stationery atau kedai printing kad, banner, dll. Selalunya siap dalam masa satu atau 2 hari (kalau area KL lah). Beli sekali stamp pad berwarna hitam.

Ketiga nak serahkan borang dan dokumen yang tertinggal. Step ini optional.

Keempat serahan terakhir borang dan dokumen yang lengkap. Selepas ini tunggulah pegawai bank telefon samada diluluskan atau perlukan info lain. Pengalaman saya dengan Bank Islam — pegawai bank menelefon saya beberapa kali utk dapat maklumat tambahan. Akhirnya diluluskan juga.

Kelima nak dapatkan spesimen tandatangan dan thumbprint penandatangan cek (biasanya Pengerusi, S/U, Bendahari). Mereka tak perlu datang serentak ke bank. Untuk Bank Islam, mereka kena bawa K/P dan lesen memandu. Bank lain pun sama kot.

Bank sangat berhati-hati bila ada orang nak buka akaun pertubuhan atau kelab, disebabkan pertubuhan boleh mengutip dana dari orang awam untuk menjalankan aktivitinya. Bank Islam, dalam kes kami ini, akan bertanya beberapa soalan seperti sumber kewangan pertubuhan, harta alih dan tak alih pertubuhan, anggaran wang masuk dan wang keluar. Ini adalah sebahagian dari prosedur enhanced due diligence mereka. Dalam keadaan ekonomi sekarang, banyak scammers dan risiko money laundering meningkat, prosedur buka akaun bank sangat ketat.

Saya nak mention satu perkara di sini.

Bank Islam ada satu produk e-Banker untuk urusan transaksi secara on-line untuk syarikat dan pertubuhan. Semua transaksi seperti balance enquiry, fund transfer — biasa, inter-bank. instant transfer — dan lain-lain transaksi, semua boleh dibuat online. Tahap sekuriti pon OK. Kerani syarikat atau pertubuhan akan buat data entry di dalam sistem e-Banker, kelulusan akan dilakukan oleh pegawai pertubuhan seperti Pengerusi. Kelulusan dibuat di dalam sistem yang sama menggunakan ID dan password yang berbeza, menggunakan token yang disediakan oleh pihak Bank.

Ciri-ciri sistem e-banker memang banyak dan berguna kpd pertubuhan atau NGO dalam menguruskan kewangan mereka. Anda boleh buat pertanyaan dengan pegawai bank mengenai produk e-Banker ini. Highly recommended!

Saya rasa setakat ini dulu untuk posting kali ini. Semoga perkongsian ini bermanafaat utk semua. Kalau ada apa-apa yang boleh saya bantu tinggalkan feedback dalam ruangan comment di bawah atau email abuadam2006@gmail.com. Insya Allah saya akan jawab.

END